Trong bài viết trước, Cloud365 đã hướng dẫn các bạn cách tạo phòng họp trực tuyến trên BBB.

Hôm nay, Cloud365 sẽ giới thiệu các thao tác của người điều hành với phòng họp trên BBB.

Mời các bạn sử dụng template BigBlueButton của Cloud365.

MỤC LỤC

  1. Mời tham gia phòng họp
  2. Upload slide
  3. Tạo một poll
  4. Chia sẻ video bên ngoài vào phòng họp
  5. Shared notes
  6. Các công cụ thao tác với slide và bảng
  7. Tạo thảo luận nhóm
  8. Chuyển đổi quyền trình bày
  9. Chia sẻ màn hình
  10. Ghi lại cuộc họp
  11. Một số phím tắt sử dụng trong phòng họp
  12. Kết thúc cuộc họp

1. Mời tham gia phòng họp

Để mời mọi người vào phòng, bạn cần copy link phòng họp và Code truy cập phòng.

1. Copy link phòng họp

2. Lấy code phòng họp

  • Chọn phòng họp -> Room Settings
  • Copy code truy cập room

3. Gửi thông tin cho những người tham dự cuộc họp

2. Upload slide

1. Chọn biểu tượng dấu + (Actions) dưới góc trái -> chọn Upload a presentation

2. Click vào phần upload file

3. Chọn file và Upload

3. Tạo một poll

1. Chọn biểu tượng dấu + (Actions) dưới góc trái -> chọn Start a poll

2. Chọn dạng poll

3. Đợi để mọi người vote và công khai kết quả bằng cách click Publish polling reslts

4. Kết quả vote sẽ hiển thị trên màn hình

4. Chia sẻ video bên ngoài vào phòng họp

1. Chọn biểu tượng dấu + (Actions) dưới góc trái -> chọn Share an external video

2. Dán đường dẫn video vào ô URL -> Click Share a new video

3. Ta có thể thấy video đã được hiển thị

4. Để dừng và hủy bỏ video, chọn biểu tượng dấu + (Actions) dưới góc trái -> chọn Stop sharing external video

5. Shared notes

BBB cho phép người trình bày chia sẻ thông tin bằng text.

  1. Chọn mục Shared Notes ở bên phải màn hình
  2. Viết note muốn chia sẻ cho mọi người.

6. Các công cụ thao tác với slide và bảng

Bên cạnh phải màn hình, khi có slide được trình chiếu ta sẽ có 1 thanh chứa các công cụ làm việc với slide và bảng

6.1. Viết chữ, vẽ hình lên slide hay vùng bảng

Chọn Biểu tượng hình bàn tay -> Chọn công cụ thao tác

  • Viết text
  • Vẽ một đường thẳng
  • Vẽ hình tròn, oval, tam giác, chữ nhật, hình vuông,…
  • Vẽ tùy ý.

6.2. Quay lại thao tác trước đó

Ta chọn biểu tượng mũi tên quay lại:

6.3. Xóa toàn bộ thao tác vẽ trên slide và bảng

Ta chọn biểu tượng thùng rác

6.4. Bật nhiều bảng cho mọi người trong phòng họp

Ta chọn biểu tượng hình bảng

7. Tạo thảo luận nhóm

BBB cho phép người quản lí tạo các phòng nhỏ với thời gian nhất định cho các nhóm người dùng để làm việc nhóm với nhau

1. Chọn biểu tượng bánh răng trên mục Users bên cạnh trái -> Chọn Create breakout room

2. Đặt các thông số cho việc thảo luận nhóm rồi chọn Create

  • Number of rooms : Số phòng nhỏ tạo ra
  • Duration(minutes) : Thời gian tối đa của phòng nhỏ
  • Kéo thả các thành viên vào các nhóm phù hợp

3. Sau khi tạo, ta sẽ thấy 1 tab Breakout Rooms được tạo. Và ta sẽ thấy thông tin các phòng nhỏ, người dùng, thời gian còn lại

  • Người trình bày có thể join vào các phòng để trao đổi cùng các thành viên trong phòng nhỏ đó
  • Người trình bày cũng có thể kết thúc các phòng thảo luận trước thời gian đặt trước. Bằng cách click chọn End all breakout rooms

8. Chuyển đổi quyền trình bày

Người trình bày có thể chuyển quyền trình bày cuộc họp cho một người dùng khác.

1. Chọn chuột vào người dùng -> chọn Make presenter

2. Để lấy lại quyền trình bày, ta có thể chọn chuột vào bản thân -> Chọn Take presenter

9. Chia sẻ màn hình

BBB cho phép người trình bày chia sẻ màn hình chính hay cửa sổ của họ.

1. Ta chọn biểu tượng Share your screen

2. Ta có thể chọn chia sẻ toàn bộ màn hình của mình, một cửa sổ ứng dụng đang chạy nào đó, hoặc một tab của trình duyệt. Ta chọn màn hình rồi chọn Chia sẻ

3. Kết quả : chia sẻ thành công màn hình của bạn

4. Để dừng chia sẽ màn hình, ta có thể click chọn Dừng chia sẻ hoặc click nút Stop sharing your screen

10. Ghi lại cuộc họp

BBB cho phép ghi lại cuộc họp dưới dạng video.

1. Khi bắt đầu, click chọn Start recording ở phía trên giao diện

2. Chọn Yes

3. Hình tròn đổi sang màu đỏ tức là đang ghi lại cuộc họp. Nhấn một lần nữa để tạm dừng -> Chọn Yes

4. Khi cuộc họp kết thúc. Bản record sẽ được lưu lại ở giao diện bên ngoài với lựa chọn phòng hoặc ở tab All Recordings.
Lưu ý: Sẽ mất một khoảng thời gian để quá trình lưu lại record thực hiện.

Giao diện Room Recordings
Tab All Recordings

Bây giờ bạn có thể sử dụng bản record này một cách dễ dàng.

11. Một số phím tắt sử dụng trong phòng họp

Một số phím tắt giúp bạn sử dụng nhanh các tính năng trong phòng họp. Để xem danh sách phím tắt, có thể làm như sau:

1. Chọn biểu tượng 3 chấm trên góc phải giao diện -> chọn Keyboard shortcuts

2. Hệ thống hiện ra bảng danh sách các phím tắt

Các tùy chọn phím tắt:

  • Alt + O : Mở phần Option
  • Alt + U : Bật/tắt danh sách người dùng phía bên trái
  • Alt + M: Bật/tắt micro
  • Alt + J : Bật audio
  • Alt + L : Tắt audio
  • Alt + P : Chuyển đổi public chat
  • Alt + H : Ẩn cuộc trò chuyện riêng tư
  • Alt + G : Đóng cuộc trò chuyện riêng tư
  • Alt + A : Mở action menu
  • Alt + S : Mở status menu
  • Spacebar : Kích hoạt công cụ trình bày
  • Right Arrow (mũi tên phải) : Chuyển sang trang slide tiếp theo
  • Left Arrow (mũi tên trái) : Chuyển về trang slide trước đó

12. Kết thúc cuộc họp

Để kết thúc cuộc họp,

1. Ta chọn biểu tưởng 3 chấm Option -> End Meeting

2. Chọn Yes

3. Giao diện trở về màn hình chính

Kết luận

Trên đây là hướng dẫn của Cloud365 về các thao tác với phòng họp trực tuyến trên BBB.

Mời các bạn đón đọc các bài viết của team Cloud365 về BigBlueButton.